Cuando una PYME se plantea gestionar bien su empresa a través de un programa de gestión/facturación, son muchas las necesidades y poca la información que se tiene para evaluar cual es la mejor herramienta para la gestión de mi empresa.

Con demasiada frecuencia me he encontrado empresas que no administran y le sacan un buen partido a la inversión realizada. Desconocimiento, poco tiempo de estudio, etc.. ocurre que nuestra aplicación en vez de ofrecernos información valiosa, se utiliza mas para ayudarnos a generar documentos de Gestión (que se podrían hacer fácilmente con una hoja de cálculo y un procesador de textos).

Si buscamos en internet, nos aparecen muchas soluciones que se parecen mucho, y que nos ofrecen lo que podríamos considerar el funcionamiento básico. Hay un porcentaje de características específicas que para llegar a ellas tendríamos que conocer el programa en profundidad, cosa que normalmente no ocurre, por lo que estamos comprando sin conocer a fondo la herramienta que compramos.

Por otro lado, en ocasiones es el asesor fiscal quien marca un poco las directrices a la hora de realizar el cambio, dado que es la persona de confianza del empresario; en este sentido considero que esto es un error dado que los objetivos del asesor no son los mismos que lo que tiene cada uno de los departamentos de la empresa. El asesor resuelve muy bien aspectos fiscales y administrativos, pero no siempre llega a la base de la empresa, que es donde se genera la información.

Junto a esto, es muy importante tener en cuenta la naturaleza de la actividad que desarrollamos; aquí quiero distinguir entre empresas de fabricación, empresas de comercialización y el sector servicios. Sí a esto le unimos que cada empresa es un mundo, pues la suma hace que en principio todas las aplicaciones nos sirven, pero casi ninguna hace todo lo que necesito (el demonio está en los detalles 😉 ).

El coste de implantar un programa de gestión en una empresa a menudo no se calibra correctamente. No sólo el coste económico del “programa” en cuestión, hay un coste de formación y aprendizaje, de tiempos de trabajo, de saber cómo obtener la información que necesitamos para la buena gestión de la empresa, que si no hay un buen análisis en profundidad, incurramos en un mal cálculo de estos.

Dicho todo esto, vamos a establecer una serie de elementos concretos a estudiar para que el análisis que realicemos sea el correcto y podamos elegir la mejor opción que se adapta a nuestras necesidades.

Método científico para la elección de la mejor herramienta de gestión para una PYME.

1. El coste de propiedad.
Es lo que se define por cuanto me cuesta el programa. En este sentido tenemos varias opciones, el software está mas accesible y hay opciones que van desde el coste 0, como es Factusol hasta varios miles de Euros como puede ser SAGE.

2. El coste de mantenimiento.
Refleja el coste que tiene que nuestro programa no se quede obsoleto, se pueda ir actualizando y adaptando a las nuevas normativas y sobretodo incorporando nuevas utilidades que permitan a mi empresa evolucionar, sin que esto sea un calvario.

3. El desarrollador de la aplicación.
En este sentido, distingo entre:
* Aplicaciones standard, desarrolladores de aplicaciones (Factusol, Goldensoft, Sage, Eurowin, DistritoK…) donde el desarrollador es un ente abstracto, habitualmente inaccesible al cliente y basado en un equipo de programación.
* Aplicaciones a medida, en este caso el desarrollador es un programador al que le comunicamos nuestras necesidades y él las plasma en un programa que se adapta muy muy bien a las necesidades que tenemos en ese momento.

4. Motor de la base de datos.
Por un lado está la tecnología que la soporta, habitualmente Microsoft SQL, MySQL, Oracle y … . Debemos conocer esta información por varias razones, entre las que destaco el que los datos estén muy accesibles (nada de campos con nombres raros, ni tablas con códigos imposibles de entender).

5. La implantación.
Parte fundamental y necesario para el éxito del cambio. El programa en sí, será mas o menos bueno, pero sin una buena implantación, no llegaremos a sacarle el partido que nos ofrece. Viene a ser como comprar un coche de 6 velocidades y llevarlo siempre en 4ª. Es necesario un hilo conductor donde se analicen los procesos, la captura de datos y el traslado de estos al sistema.

¿Está bien implantado tu programa en tu empresa? Gracias por leer.

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