Servicios y Herramientas para oficinas virtuales

Uno de los principales aportes de las TIC a nuestra vida es la creación de las oficinas virtuales, que simplifican la manera en que trabajamos cada día en muchas empresas, suprimiendo necesidades y gastos asociados a determinados puestos donde el teletrabajo es una posiblidad y realidad cada día mas cercana a la empresa.

Desde puestos administrativos, diseñadores, programadores, atención a cliente, soporte técnico de consulta, y un largo etcétera, podemos conseguir el objetivo de colaboración en el trabajo de una forma eficiente entre los trabajadores. Para alcanzar este objetivo, debemos contemplar herramientas y metodologías que nos permitan hacer realidad la oficina virtual.

Estas son algunas de las herramientas o servicios necesarios para implementar en una oficina virtual:

1.Servicio de contestador virtual

2. Servicio de telefonía IP

3. Servicios de Almacenamiento en la nube

4. Soluciones de colaboración

5. Solución para videoconferencia

6. Plataforma de gestión de redes sociales

Servicio de contestador automático

Hoy en día, muchos de los servicios que se ofrecen requieren un servicio 24/365, pero esto, no siempre es posible en todas las empresas. Un servicio de contestador virtual ofrece esta posibilidad habilitando la comunicación con nuestros clientes las 24 horas. Ofreciendo una disponibilidad continuada, para que cualquier persona pueda contactarnos. Como empresarios, nos beneficiamos de estos servicios, porque nuestros clientes sabrán que estamos siempre disponibles, facilitando las comunicaciones y consiguiendo un aumento de la satisfacción del cliente en genera.

Un servicio de contestador virtual es parte fundamental de una oficina virtual que desee asegurar la mejor atención a sus clientes las 24 horas al día.

Servicio telefónico IP

La telefonía VoIP ha revoluconado las comunicaciones en las empresas por distintas razones. Primero, supone un ahorro para el servicio telefónico de las empresas. La telefonía VoIP es rentable y fiable a la vez y se puede utilizar en cualquier lugar que exista buena cobertura de internet. Cuando hablamos de empresas exportadoras o importadoras, estos servicios abaratan el coste de forma sustancial. Además, los servicios de telefonía VoIP, ofrecen soluciones completas para la gestión de comunicaciones, como son asistente automático, correo de voz a correo electrónico, bandeja de entrada unificada, aplicaciones móviles para acceder desde cualquier lugar.

El servicio telefónico VoIP es económico y está repleto de funciones, lo que significa que definitivamente debería ser parte de cualquier oficina virtual.

Servicio de almacenamiento en la nube

El servicio de almacenamiento en la nube es una necesidad fundamental para cualquier empresa que necesite cargar, compartir, modificar y sincronizar documentos. El servicio de almacenamiento en la nube es mucho más económico que las opciones de almacenamiento en el sitio, y además es mucho más confiable.

Los usuarios pueden acceder fácilmente al almacenamiento en la nube desde prácticamente cualquier lugar y en cualquier momento. La conveniencia del servicio de almacenamiento en la nube por sí sola requiere por qué sería una parte imprescindible de cualquier oficina virtual.

Algunas de las plataformas de almacenamiento en la nube más populares del mercado en la actualidad incluyen Mega.nz, Google Drive, Dropbox, Amazon Cloud y Onedrive.

Muchos servicios de almacenamiento en la nube ofrecen cuentas gratuitas, pero se recomienda encarecidamente utilizar una cuenta de nivel empresarial en un entorno empresarial para un mayor control y seguridad de los documentos. La copia de seguridad en línea significa protección contra fallas de hardware, virus y desafíos de acceso remoto, al tiempo que garantiza que los usuarios puedan acceder, modificar y sincronizar sus documentos fácilmente.

4. Soluciones de colaboración

La era de la información y la globalización ha cambiado para siempre la forma en que las empresas hacen negocios . Hoy en día, los equipos dependen de conexiones unificadas para colaborar, y es por eso que las soluciones de colaboración deben incluirse en una oficina virtual.

En la actualidad, existen varias plataformas de colaboración en línea, como Wrike, Trello, Slack, Quip y Basecamp. Cada uno ofrece herramientas y características que funcionarán mejor para otros.

La clave para aprovechar al máximo las soluciones de colaboración es encontrar la plataforma que mejor le sirva. Si está utilizando o ejecutando una oficina virtual, debe asegurarse de que exista una poderosa plataforma de colaboración en línea.

5. Habilidades de conferencias web

Las soluciones de colaboración son excelentes para ayudar a los equipos a estar al tanto de los proyectos y las tareas, pero las conferencias web son necesarias cuando las herramientas de colaboración no son suficientes. Por ejemplo, si tiene un cliente que necesita tener una reunión cara a cara con usted y está a 1.000 millas de distancia, necesita un portal. Por supuesto, Skype siempre es excelente para las interacciones uno a uno, pero si necesita tener una reunión de la junta, es posible que Skype no sea su mejor opción.

Hay una serie de plataformas de conferencias web que pueden satisfacer sus necesidades, sin importar cuán grandes o pequeñas sean. Por ejemplo, AnyMeeting, Zoom y Google Hangouts se pueden utilizar para crear conferencias web profesionales.

Si necesita enviar mensajes a sus clientes o equipo a través de conferencias, entonces su oficina virtual debe tener en mente las conferencias web.

6. Plataforma de gestión de redes sociales

Por supuesto, ninguna presencia comercial en la era del marketing digital está completa sin las redes sociales. Si desea mantenerse conectado con los clientes y brindar una experiencia verdaderamente de clase mundial, sus cuentas de redes sociales deben ser activas y atractivas.

Para muchas empresas, administrar cuentas de redes sociales puede resultar complicado y requerir mucho tiempo. Afortunadamente, existen plataformas que le permiten administrar todas sus cuentas de redes sociales. Puede programar publicaciones fácilmente y administrar varios aspectos de sus redes sociales.

Empresas de todo el mundo utilizan plataformas como Buffer, HootSuite, MeetEdgar y TweetDeck para facilitar su presencia en las redes sociales.

Si desea hacer crecer su empresa permaneciendo conectado con sus clientes y prospectos, una plataforma de administración de redes sociales debe ser parte de su oficina virtual.